Neire do Rossio Martins (*)
As iniciativas de se regulamentar a reprodução de documentos de modo a reduzir a massa documental produzida e acumulada em papel se deram na década de 1960, e resultaram na promulgação da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, regulamentada pelo decreto nº 1799 de 30 de janeiro de 1996.
Com a decadência do uso do microfilme (filme resultante de um processo de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido) e a ascensão do uso de tecnologias digitais para reprodução de documentos, a partir da década de 1980, cresceu novamente a necessidade de se estabelecer nova regulamentação para a reprodução en meio informatizado, processo denominado de digitalização.
No processo anterior de reprodução, se obtinha num mesmo suporte a informação miniaturizada, precisando-se de um equipamento com um ampliador para leitura. Mas, mesmo sem um aparelho de leitura, em última análise, ainda seria possível encontrar a informação com uma lente de aumento ou lupa.
No universo do digital o processo é mais complexo porque os dados que compõem a informação são processados em códigos binários e estão distribuídos em um computador ou em mais computadores, compreendendo softwares para arquivo dos dados, softwares para leitura e representação da informação, por exemplo.
As vantagens da reprodução em meio digital é a maior facilidade de acesso e de uso de dados e informações para a produção de outros documentos ou produções. Entretanto, a exigência com a preservação é muito maior, porque a tecnologia digital se altera rapidamente e as migrações são necessárias, o que pode prejudicar a integridade dos documentos, caso não haja programas institucionais adequados para sua gestão. Agregando-se ainda questões de segurança em rede etc.
A eliminação de originais
Não se concebe a ideia de se eliminar o documento da Lei Áurea, mantida no Arquivo Nacional do Brasil, após a sua digitalização. É um documento icônico, que representa um documento permanente. Todos os dias as administrações produzem documentos permanentes, como uma ata do conselho universitário, uma tese, uma planta arquitetônica representando um plano diretor.
O PL 146/2007 prevê que documentos originais em papel de guarda permanente devem ser mantidos como tal, mesmo que digitalizados.
A questão colocada é sobre a identificação de documentos permanentes produzidos e acumulados em arquivos, barracões e armazéns espalhados nas administrações públicas, sem qualquer tratamento.
Não fica claro no PL este compromisso de exigir que antes de se digitalizar massas acumuladas de documentos em papel, se faça um criterioso trabalho de gestão e de avaliação, seguindo tabelas de temporalidade aprovadas e publicadas. Não será o processo de digitalização em si, que num passe de mágica fará este trabalho. Mesmo as empresas terceirizadas contratadas para digitalização, devem ser orientadas e supervisionadas para o cumprimento de normativas arquivísticas do órgão contratante.
Neste caso, as administrações públicas que adotarem a digitalização devem estabelecer a priori programas de gestão e de preservação de documentos, seguindo legislação e normativas arquivisticas, definidas, por exemplo, pelo Conselho Nacional de Arquivos. Programas estes que estabeleçam, entre outras exigências, responsabilidades, recursos e fomentem a implantação de sistemas de gestão de documentos e repositórios digitais com padrões arquivísticos.
O que pode acontecer é que sem estas providências, as iniciativas de digitalização venham a ser realizadas com determinação de eliminação “legalizada” de documentos permanentes originais.
Outro aspecto, é que a administração pública despenda recursos digitalizando séries documentais que podem ser eliminados, como por exemplo, simples relações de remessa de documentos, ou mesmo de inúmeras cópias que atolam os arquivos brasileiros.
Na Constituição Federal
A Constituição Federal de 1988 estabeleceu, em seu art. 216, § 2º, que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
A Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, chamada de Lei de Arquivos, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos, reafirmou os princípios constitucionais quanto à obrigação do Estado de promover a gestão da documentação governamental e reza:
“É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art.1º
O que fundamenta a gestão documental são: a criação de estrutura organizacional (políticas, governança, infraestrutura voltada para documentos) e o estabelecimento de normativas e instrumentos de gestão, sendo o mais importante a Tabela de Temporalidade de Documentos, normativa institucional elaborada por comissão constituída por representantes da administração, da área jurídica e da área de pesquisa, que identifica documentos, prazos de guarda e destinação.
O processo de destinação é que resulta na determinação para eliminação de documentos destituídos de valor (operacionais, cópias) ou para a guarda permanente de documentos com valores informativos para a instituição produtora e para a sociedade (interesse científico, histórico, administrativo e de interesse dos cidadãos).
A preocupação colocada por profissionais de arquivo, pesquisadores e cidadãos com relação ao PL, é que sem figurar as devidas exigências de atendimento ao que determina a Constituição e a Lei de Arquivos, se crie uma corrida pela digitalização sem os devidos cuidados e que se promova a perda irreparável de documentos permanentes originais.
Para complementar, sem política de preservação digital e de infraestrutura que dê o devido suporte à gestão e à preservação de documentos digitais, que assegure a sua manutenção do acesso ao longo do tempo, o caos poderá ser maior ainda, com a perda de originais e de todo o acervo com o passar do tempo.
Além disso, as administrações públicas que não fortalecem as instituições arquivísticas podem colocar nas mãos de terceiros (empresas de digitalização e cartórios) o patrimônio documental, um bem público que, em última análise, confere identidade a uma nação.
Sem dúvida a digitalização deve ser regulamentada, pois é legitima a preocupação de muitos órgãos, como os hospitais, por exemplo. Todavia, sem atropelos que possam prejudicar o patrimônio documental (Artigo 23 - III da Constituição)
Ao final, se os cuidados não forem tomados, até mesmo o cumprimento da lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, chamada de Lei de Acesso à Informação e que regulamentou o acesso a informações públicas no Brasil, dando mais um importante passo para a consolidação da democracia no país, ficará prejudicado.
(*) Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ)
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