A proposta de estratégia corporativa de uma universidade digital é ambiciosa, mas é essencial para que a Unicamp transforme seus processos administrativos, respondendo adequadamente aos seus desafios como instituição de renome internacional. Essa foi a conclusão da pró-reitora de Desenvolvimento Universitário da Unicamp Teresa Dib Zambon Atvars durante sua fala no Fórum Permanente Ciência, Tecnologia e Inovação realizado nesta quarta-feira (10), no Centro de Convenções da Universidade. Esse Fórum foi promovido pela Coordenadoria Gerla da Universidade (CGU) e organizado pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU), Sistema de Arquivos da Unicamp (Siarq), CGU, Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação (CTIC), Diretoria Acadêmica (DAC), Diretoria Geral da Administração (DGA) e Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH).

Teresa Atvars abriu o evento e participou da primeira mesa-redonda do dia, denominada “Processos digitais: estratégias, confiabilidade e aspectos legais”. Ela explanou aspectos sobre universidade digital, planejamento estratégico e autonomia universitária em auditório lotado.  A mesa-redonda foi coordenada pela professora Ana Célia Navarro de Andrade, presidente da Associação dos Arquivistas do Estado de São Paulo. 

A pró-reitora contou que coordena, nos últimos três anos, processos digitais exitosos na Universidade. É o caso da avaliação institucional. Em 2015, foi concluído o processo referente ao período 2009-2013. Este foi o primeiro processo integralmente em formato digital. De acordo com ela, foi viabilizado pela coerência no processo (etapas), articulação de pessoal altamente qualificado e disponibilidade de infraestrutura para sua realização. "Se faltar um desses pilares, não se implantam os processos digitais”, salientou. "Já havia infraestrutura e pessoal qualificado. Faltava coerência em processos."

Esse projeto, segundo ela, mostrou que transformar processo impresso em digital envolve o trabalho de analistas e desenvolvedores. Também deve ser feito com participação intensiva, mas não exclusiva da área de negócios. Ela relatou que o instrumento de avaliação institucional requereu outros suportes, entre eles fontes de dados institucionais, que só existiam na área de negócios. Isso exigiu um consenso de articulação entre técnicos e analistas da PRDU, os desenvolvedores da equipe de informática da DGRH e de outros órgãos responsáveis por bases de dados da Universidade, entre eles DGRH, DAC, CCUEC e Conex. 

"Viabilizar isso exigiu um sistema de integração de dados que está em desenvolvimento nesse momento e que felizmente foi muito bem-avaliado pelos usuários. Esse processo complexo, envolvendo 23 unidades de ensino e pesquisa e 23 comissões externas de avaliação, foi um exemplo de que é possível fazer processos complexos com muitos atores e múltiplas bases de dados", destacou ela. Esse resultado, em sua opinião, dependeu ainda de fatores como gestão centralizada do projeto, coerência entre as distintas etapas de realização, infraestrutura adequada para o desenvolvimento e a implantação, quadro de pessoal para conceber, desenvolver e acompanhar as fases, cronograma de entrega para cada fase do projeto e capacidade de trabalho nas distintas áreas. 

Teresa Atvars revelou ainda outra experiência em que a PRDU e a DGRH implantaram juntas o processo para afastamento de servidores da Unicamp. O sistema foi sucesso, mesmo diante das distintas normas de afastamento – de funcionários, professores e pesquisadores. Além do processo de afastamento, o sistema tem gerado indicadores relevantes para a Universidade, inclusive para internacionalização. Outro sistema em andamento, em conjunto com a DAC, é o de dissertações e teses (sistema de horários) que está sendo informatizado. “O requisito fundamental para um sistema está relacionado ao tempo. Não é possível levar décadas para ele ser concluído”, alertou. Por outro lado, ela contou que alguns projetos têm sido realizados em até no máximo um ano, graças a ingredientes como autonomia, planejamento e gestão. “Sem gestão, não se operacionaliza a informatização. É isso que chamei de coerência", definiu. "Temos que mudar a gestão e urgentemente."
 

Visão arquivística
Dessa mesma mesa-redonda, participaram Cláudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/Conarq), que abordou “A visão arquivística dos processos digitais”, e Victor Varcelly Medeiros Faria, sócio-pesquisador da Patrícia Peck Pinheiro Treinamentos, discutindo o tema "Documentos digitais e as questões legais. Cláudia Lacombe comentou que o termo processo digital é o que mais vem sendo mais utilizado, por ser mais preciso. “Há mais de uma década, existe um incentivo à produção de documentos digitais, até mesmo pelos órgãos governamentais, com resultados muito efetivos. Mas, como garantir produção e manutenção de documentos digitais confiáveis, precisos, autênticos, acessíveis e utilizáveis?”, indagou. "Os profissionais de arquivo têm um papel fundamental para implementar os documentos digitais e fazer sua gestão."

O processo digital, frisou, promete mudanças para acabar de vez com o "mar de papéis". Ocorre que os documentos digitais apresentam certas características que levam ao enfrentamento de problemas novos – em virtude do rápido desenvolvimento da tecnologia, tornando tudo obsoleto (hardware, software e formatos) –, principalmente sua preservação em longo prazo.  Ela constatou que os sistemas eletrônicos não estão preparados para assegurar o acesso contínuo às informações geradas e que a preservação é uma ação da mais alta importância para a democratização da informação e da memória nacional, histórica e científica.

Neire do Rossio Martins, coordenadora do Siarq e uma das organizadoras do evento, deu as diretrizes para os trabalhos e esclareceu o conceito de processos eletrônicos/digitais, visto que na literatura isso parece não estar bem-estabelecido. Neire enfatizou que o processo arquivístico digital deve ser mantido autêntico e que serve de referência e como prova documental. O professor José Marcos Pinto da Cunha, assessor da CGU, integrou a mesa de abertura do Fórum e informou como é a série Fóruns Permanentes. Confira os próximos fóruns.