A Unicamp já conta com uma poderosa ferramenta para agilizar suas operações administrativas. Trata-se do Sistema de Informações Administrativas (SIA), um programa informatizado capaz de integrar ações operacionais com maior rapidez e segurança, além de oferecer a vantagem de ser operacionalizado em ambiente gráfico. Desenvolvido pela Fundação de Apoio à Tecnologia e à Ciência da Universidade Federal de Santa Maria, no Rio Grande do Sul, o SIA começou a ser implantado na Unicamp em novembro, mais especificamente na Aeplan e Diretoria de Administração Geral (DGA). A nova plataforma informatizada substituirá o sistema atual, em uso desde o início da década de 90.

"Vamos dar um importante salto tecnológico", diz a gerente-geral do projeto, Vera Lúcia Randi Ferraz, que coordena a equipe responsável pela implantação do novo sistema. Além de contábil, o SIA é gerencial e interativo, o que, segundo a coordenadora, representa grande vantagem em relação ao sistema atual. "Uma operação de compra, por exemplo, poderá tramitar entre vários setores de maneira eletrônica, reduzindo-se ao mínimo necessário o fluxo de papéis", explica. "Isso significa economia de tempo e material", completa.

O novo sistema também facilitará o trabalho dos gestores na execução de seus orçamentos. Entre outras facilidades, eles poderão "importar" para o seu próprio computador informações que estão no banco de dados central e trabalhar estas informações através dos softwares habitualmente utilizados no seu dia a dia. Isso permitirá ao gestor fazer gráficos ou planilhas de acordo com sua necessidade, bem como o cruzamento de informações para a elaboração de relatórios. Além disso, o SIA também conta com uma interface para WEB, o que amplia ainda mais o acesso às informações.

Segundo Vera, numa primeira etapa o SIA atenderá às áreas de materiais, finanças e orçamento, incluindo contabilidade, compras, almoxarifado e patrimônio. No futuro outras áreas como ensino, pesquisa e saúde também poderão ser atendidas. "Isso é possível porque o sistema é totalmente integrado", explica. "Estamos implantando o embrião de uma ferramenta que poderá se estender por toda a Universidade".

"A total integração entre seus módulos, e o fato de o sistema atender a outras áreas, além das administrativas, foi um dos fatores que pesou na decisão de adquiri-lo", diz a coordenadora. O Hospital de Clínicas também já estuda a possibilidade de implantar o SIA para otimizar usa atividades específicas. Na área administrativa, de acordo com Vera, a ferramenta também representará um importante avanço tecnológico, pois permitirá flexibilizar o modelo de gestão em cada unidade.

Por ser parametrizável, o SIA facilitará o entendimento por parte dos usuários, pois incorporará as expressões e fluxos já adotados. O novo sistema também está sendo configurado de maneira a facilitar o envio de informações e dados para o Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios (Siafem), coordenado pelo governo estadual. A fase de transição deverá levar cerca de um ano e leva em conta a adequação do sistema às demandas da Universidade, treinamento de usuários e testes. Atualmente, 15 técnicos trabalham na implantação do sistema.

A Unicamp não é a única universidade a implantar o SIA. Segundo o analista de sistemas Jornandes Almeida, coordenador da equipe que desenvolveu o projeto na Universidade Federal de Santa Maria, seis universidades federais também já funcionam com o novo sistema, além das prefeituras de Campinas e Pelotas. O Ministério da Educação também utiliza sistemas com a mesma arquitetura tecnológica do SIA, desenvolvidos por aquela Universidade com a participação de professores, alunos e técnicos.

Recém-aposentada na Unicamp após trabalhar por 35 anos na DGA, 12 deles na direção do órgão, Vera Randi encara o novo trabalho como um desafio. Para o pró-reitor de Desenvolvimento Universitário, professor Paulo Eduardo Moreira Rodrigues da Silva, a implantação de um sistema como este exige o domínio detalhado de todas as rotinas administrativas. Vera tem, assim, a oportunidade de transferir e aplicar todo o conhecimento que acumulou nestes anos na área administrativa. A entrada em operação integral do sistema está prevista para 2004.