Documentos eletrônicos: padronizar para preservar
Grupo de trabalho começa
a formular política para procedimentos técnicos
em arquivos da Unicamp
RAQUEL
DO CARMO SANTOS
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Reunião do grupo de trabalho criado pela
Unicamp: encontros passaram a ser periódicos
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A gestão,
o acesso e a preservação de documentos
eletrônicos, em pauta nas agendas de vários
países, também começam a ser
discutidos na Unicamp. Um grupo de trabalho designado
pela Reitoria tem realizado reuniões periódicas,
desde outubro, com o objetivo de propor uma padronização
de procedimentos técnicos para a gestão,
preservação e acesso de documentos arquivísticos
eletrônicos. A preocupação é
oportuna, garante o professor do Instituto de Filosofia
e Ciências Humanas e presidente do grupo de
trabalho, Pedro Paulo Funari. Ele ressalta que é
visível o crescimento do volume de documentos
eletrônicos gerados no âmbito da Universidade.
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A especialista Rosely Curi Rondinelli: em defesa
do trabalho conjunto |
Funari defende
a necessidade de ações imediatas que
orientem as discussões na Unicamp. Mesmo com
as facilidades e a agilidade que a informatização
possibilita, analisa o historiador, existe uma preocupação
muito grande com relação à verificação
da fidedignidade, veracidade do documento e, principalmente,
a questão da preservação. É
preciso estabelecer com urgência padrões
e normas institucionais, baseados na diplomática
e na arquivística, pois temos uma memória
científica a preserUm site montado especialmente
para informações sobre o projeto em
andamento foi colocado no ar (www.unicamp.br/siarq/doc_eletronico/).
Além disso, o grupo composto por especialistas
de diversas áreas pertinentes da Universidade,
levanta bibliografias sobre o assunto e prepara um
diagnóstico da situação atual
dos arquivos eletrônicos corporativos já
acumulados. Segundo Funari, serão analisadas
as documentações que se encontram em
formato eletrônico e também aquelas que
se formam ao longo do caminho. Ele explica que a Unicamp
mantém um sistema denominado híbrido,
isto é, possui documentos eletrônicos
e em papel ao mesmo tempo.
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O professor Pedro Paulo Funari: ações
precisam ser imediatas |
Funari reconhece
que todo trabalho será um grande desafio. Para
ele, um dos principais problemas está em padronizar
os procedimentos já em andamento. Cada
Unidade foi desenvolvendo seu próprio programa
e cada um segue regras instituídas pelo órgão,
argumenta. Outro problema já detectado pelo
historiador consiste na unificação das
plataformas. Ele percebe que existem muitos sistemas
diferentes em funcionamento e isto pode dificultar
o trabalho do grupo.
Memória científica
Além da preocupação com
o documento eletrônico de uma forma geral, Funari
diz que o objetivo do grupo é também
estabelecer uma política de armazenamento da
produção científica da Universidade.
Para ele, a visibilidade dessa produção
é menor que a efetiva. Uma proposta seria a
criação de um banco de dados semelhante
ao das teses digitais. O historiador acredita que
é possível disponibilizar artigos, trabalhos
apresentados em congressos e até mesmo rascunhos
de pesquisa na rede. Pode-se desenvolver uma
conexão do autor com a obra integral.
A produção feita pelos
discentes também entraria dentro das propostas
da política de armazenagem de documentos. Segundo
Funari, este também consiste em um desafio,
pois a passagem do aluno pela Universidade é
temporária. Talvez se houvesse um mecanismo
que garantisse a inserção dos trabalhos
de conclusão de cursos ou monografias apresentadas
durante o período escolar, seria uma forma
de preservar este conteúdo
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A
Unicamp saiu na frente
A Unicamp saiu
na frente ao propor uma política para a gestão,
o acesso e a preservação do documento
eletrônico, afirma a mestre em ciência
da informação Rosely Curi Rondinelli,
atualmente responsável pelo Serviço
de Arquivos do Museu do Índio/Funai. Ela veio
à Universidade, no final de outubro, para ministrar
um curso e detalhar as atividades da Câmara
Técnica de Documentos Eletrônicos do
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que, na esfera
nacional, está trabalhando na proposta de normas,
procedimentos técnicos e instrumentos legais
que viabilizem a implantação de uma
política em instituições públicas
e privadas. Segundo Pedro Paulo Funari, é importante
este tipo de integração para que os
trabalhos do grupo não esbarrem em estudos
que já estão em andamento. Por isso,
o grupo de trabalho nomeou a coordenadora do Sistema
de Arquivos da Unicamp (Siarq), Neire do Rossio Martins,
para integrar a Câmara Técnica como representante
da Universidade.
Rosely explicou que
a Câmara deve encaminhar as propostas ao Conarq
até julho de 2004. Para desenvolver as atividades
foram chamados para as reuniões diversos profissionais
como arquivistas, bibliotecários, advogados,
analistas de sistemas, engenheiros e administradores
que, desde janeiro de 2002, estudam o problema.
Se por um lado, o documento eletrônico agilizou,
facilitou e mudou o mecanismo de comunicação,
por outro ele trouxe uma nova preocupação
com relação à veracidade e fidedignidade
da informação, comenta a cientista da
informação. Em sua opinião, o
benefício é o controle, que se torna
mais rigoroso do que o manual.
Rosely conheceu a política
de arquivo da Universidade e também defende
que o trabalho deve ser feito em consonância.
Muitos órgãos estão acordando
agora para o problema, mas não mantêm
uma política de arquivo. A responsável
pelo Arquivo do Museu do Índio acredita em
uma parceria com a Unicamp bastante frutífera
no que diz respeito ao desenvolvimento de software
dentro das normas que estão sendo discutidas.
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