Às vezes o prontuário médico é mal compreendido, o que não significa que ele seja irrelevante. Muito pelo contrário. Ele é o histórico de saúde do paciente mais importante dentro do hospital. Segundo a arquivista Isabela Gelas Ciocca, da Faculdade de Medicina da Unesp de Marília, que deu uma palestra no Hospital da Mulher – Caism na manhã de quarta-feira (7), o prontuário médico é a reunião de todas as informações de um paciente, desde a internação até a alta hospitalar. O que se torna difícil para a instituição, contou, é ter espaço físico para arquivar todos os prontuários manuscritos a cada admissão no hospital.
Isabela, convidada para dar uma palestra sobre prontuário do paciente no I Encontro do Arquivo Médico do Caism, o Serviço de Arquivo Médico e Estatístico (Same), comentou que grande parte das instituições de saúde enfrentam muita falta de espaço para manter o verdadeiro arsenal de prontuários, que podem, inclusive, ser degradados pelos ataques de fungos, baratas e roedores, além da irradiação de luz, entre outros fatores que interferem nessa guarda. Depois de destacar o valor da conservação preventiva, ela propôs a prática da higienização como a primeira ação efetiva para estender a vida útil dos documentos.
A palestrante frisou que o prontuário médico é um direito do paciente e é muito importante para o acesso, a preservação e a recuperação desses documentos pela instituição. Além disso, ela mencionou que os conteúdos devem estar legíveis e corretos, visto que informações contidas no prontuário revelam a vida do paciente. Salientou que a migração do manuscrito para o processo digital ajuda na questão do espaço físico e permite acesso à informação sem contato direto com os documentos originais. “Na área da saúde, existem muitos problemas decorrentes da falta de cuidado no manuseio desses documentos, o que dificulta a sua conservação”, advertiu.
Conforme a arquivista, o prontuário médico abrange informações desde a anamnese, quadro clínico, os profissionais que atenderam o paciente, os procedimentos realizados e a sua evolução. Estão envolvidos, no atendimento ao paciente, muitos profissionais e por isso é de fundamental importância o registro correto de todas as informações. O prontuário também é relevante para a tomada de decisões, servindo de base às ações administrativas, de fonte de informação para pesquisa científica e gerando estatísticas para tomada de decisões.
A segunda palestra do encontro, intitulada “Preservação digital”, foi ministrada pelo diretor de serviços do Arquivo "Edgard Leuenroth" da Unicamp, Humberto Celeste Innarelli. Ele falou sobre a preservação digital através dos documentos de arquivos, principalmente dos arquivos médicos. Mestre e doutor na área de documentação e preservação digital, ele realçou que esses temas apontam para o futuro, mas que devem ser pensados hoje. “Ou produzimos documentos digitais todo dia dentro das instituições ou não pensamos no assunto, e numa forma de preservar esses documentos ao longo do tempo, e colaboramos para que toda essa memória e informação que estamos produzindo no momento seja perdida permanentemente”, sentenciou.
Humberto acredita que este seja um tema desafiador principalmente porque as tecnologias atropelam as práticas cotidianas de trabalho. “Elas vêm, aparecem, temos que lidar com elas no dia a dia, entretanto nem sempre estamos preparados para nos atualizar e preservar esses documentos. Precisamos entender que os documentos que estão aqui são importantes e devem ser preservados sempre.”
Ele pontuou ainda que, tendo em vista a obsolescência tecnológica, é preciso migrar os documentos de uma tecnologia (manuscrita) para outra (digital). “Temos que ter um responsável pelos documentos, que no caso são os profissionais dos arquivos e da ciência da informação. Mas não devemos achar que só os informáticos são os responsáveis, sendo que na verdade também são os arquivistas. É necessário trabalhar em conjunto com os profissionais da tecnologia da informação para que tenhamos bons sistemas para preservar essa documentação ao longo dos anos”, explicou o diretor do AEL, arquivo que congrega o maior acervo de história social do Brasil..
De acordo com a diretora associada do Caism, Julia Yoriko Shinzato, o trabalho do Same é fundamental para a vida do paciente e da instituição. “O Same é o coração do hospital e é o primeiro contato que o paciente tem ao entrar no hospital. Esse serviço atende 24 horas por dia, realizando um trabalho de bastidores, porém de suma importância.”
Julia Shinzato disse que um dos desafios que o Hospital da Mulher terá pela frente será a guarda dos prontuários. Os hospitais são hoje obrigados, por lei, a manter os prontuários dos pacientes por 20 anos, ocupando salas e salas para arquivo. Uma saída para sanar o problema, acredita, é a digitalização desse material, processo que o Caism tem perseguido e que somente não foi viabilizado até o momento devido ao seu alto custo para a instituição.
EVENTOS
Vanda de Fátima Fulgêncio de Oliveira, diretora do Same do Caism, afirmou que as atividades do I Encontro do Same: Arquivo Médico e Gestão do Conhecimento Organizacional integram um conjunto de iniciativas que vêm sendo promovidas com o intuito de valorizar e qualificar os servidores do serviço. Grande parte das atividades consistiram na realização de eventos promovidos pela própria equipe. Nos últimos três semestres, foram feitas oficinas, minipalestras e workshops do Same. Os temas debatidos foram o uso do celular no ambiente de trabalho, interconsultas e encaminhamentos, processo de trabalho – óbitos, processo de natal do pré-natal, a segurança do paciente e o prontuário médico.
“A questão da guarda dos prontuários é grave e por isso percebemos a necessidade de treinar a equipe para que não haja erro nos prontuários que possam interferir na segurança do paciente”, comentou Vanda. “Buscamos a digitalização e a consequente diminuição no volume de prontuários. Também, com a falta de recursos humanos, temos procurado fazer um trabalho com a melhor qualidade possível. E isso depende de treinamento e de condutas que busquem seguir a um padrão. Por isso promovemos esses eventos.”
