A Unicamp lança a partir desta quinta-feira (16) o programa Desburocratize, cujo objetivo é tornar os processos de trabalho que compõem o dia a dia da Universidade mais eficientes e eficazes. A proposta, que será apresentada detalhadamente à comunidade interna, contempla três princípios: descomplique, pense simples e seja a mudança. “Nosso foco será nas atividades-meio, aquelas relacionadas à gestão operacional, que servem de suporte às atividades-fim. Pretendemos eliminar o que chamamos de ‘disfunções burocráticas’, ou seja, procedimentos que não agregam valor e/ou trazem prejuízos à rotina. Para isso, queremos contar com a participação da comunidade interna, que terá papel importante na identificação dos problemas e no desenho das soluções”, adianta a professora Milena Pavan Serafim, assessora da Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), instância responsável pelo Desburocratize.
O programa, observa a coordenadora-geral da Unicamp, professora Teresa Atvars, atende aos princípios estabelecidos no Planejamento Estratégico (Planes) da Universidade. “O Planes propõe que tenhamos uma Universidade Digital até 2020. Ocorre que não é possível cumprir esta meta se não assumirmos o compromisso de revisar nossos processos de trabalho, tendo como prioridade as atividades-fim. Rever processos de trabalho implica em perguntar, em cada etapa, se aquela atividade agrega valor à tomada de decisão e se facilita as atividades-fim. Se agrega, mantém-se. Se não agrega, elimina-se”, afirma.
A formulação do programa coube às professoras Teresa e Milena e à servidora Eloisa Caldeira Durães, a partir das iniciativas já empreendidas pela coordenadora-geral da Unicamp. A metodologia empregada na proposta contou, entre outras iniciativas, com uma revisão da literatura sobre o tema da desburocratização, uma pesquisa de campo e um levantamento de casos práticos relacionados ao Governo Federal, que lançou em 2017 o “Simplifique”, ferramenta que ajuda a descomplicar o serviço público no Brasil. A preocupação inicial, afirma Eloisa, foi estabelecer as bases para que os esforços para simplificar os processos de trabalho da Universidade ganhem corpo com a participação da comunidade interna, notadamente dos servidores técnico-administrativos.
A professora Milena explica a importância desse engajamento. “A visão desses funcionários é muito importante porque são eles que estão na linha de frente, lidando todos os dias com os processos de trabalho que estruturam a gestão universitária. Eles, melhor que ninguém, têm condições de apontar onde estão os possíveis entraves e sobreposições e formas de eliminá-los”, pondera. Uma preocupação que acompanhará os trabalhos, acrescenta Eloisa, é promover a desburocratização sem fazer com que a Universidade fique vulnerável em algum aspecto. “Vamos nos ater aos excessos que trazem prejuízos à eficiência e à eficácia do trabalho”, reforça.
O aprimoramento das rotinas, pontua a professora Teresa Atvars, trará diversos ganhos para a Unicamp. Um deles é o melhor equacionamento do quadro de pessoal e suas competências. “Além disso, nós precisamos simplificar nossos processos de trabalho porque a sociedade exige mais transparência e maior qualidade dos serviços públicos. Também não podemos deixar de compreender que as novas plataformas de acesso a esses serviços fazem parte da vida dos jovens a quem atendemos”, pondera.
Como exemplo hipotético de exagero burocrático, a professora Milena cita a necessidade da coleta de uma dezena de assinaturas para o trâmite de um determinado processo. “Vamos fazer o exercício de nos questionar se realmente é necessário coletar, por exemplo, dez assinaturas. Se não for, vamos suprimir o que for recomendável. As instâncias burocráticas devem questionar o controle pelo controle. Temos que avançar na estruturação de processos simples, que não contenham retrabalho ou redundância de atividades”. Conforme Eloisa, é possível que algumas mudanças nos processos de trabalho exijam também a reformulação de normativas internas. “Tudo será feito com extremo cuidado, inclusive em relação às exigências legais externas à Universidade”, assinala.
O Desburocratize será implementado em etapas. Após a divulgação do programa, haverá a formação das equipes que se encarregarão do detalhamento das ações. Antes, elas participarão de atividades de capacitação. Os interessados ou indicados para integrar o programa poderão fazer inscrição com o seu e-mail (@unicamp.br) através deste endereço eletrônico, até o dia 14 de junho. Em seguida, será iniciada a fase de levantamento, análise de dados e proposição de soluções por parte dos grupos de trabalho.
Na sequência, será constituído um Comitê Executivo e as soluções elencadas serão oficialmente apresentadas. A penúltima etapa será a execução ou encaminhamento das mudanças definidas. Por último, haverá a divulgação dos resultados das medidas adotadas. A coordenadora-geral da Universidade assinala que, antes mesmo do lançamento do programa Desburocratize, a instituição vem adotando medidas no sentido de descomplicar os processos de trabalho e que a preocupação com a desburocratização deve ser permanente.
De acordo com a professora Teresa Atvars, o esforço começou por meio de um olhar mais atento à pauta do Conselho Universitário (Consu). “Observamos quais processos chegavam ao Consu que não agregavam valor à cadeia de decisão. A cada assunto identificado, estamos propondo mudanças estatutárias ou regimentais. E estamos conseguindo aprovar todas as propostas, que têm por fundamento a desburocratização. Ainda temos muito a avançar, mas a decisão de fazer está tomada e vamos continuar nessa linha de atuação”, assegura a coordenadora-geral da Unicamp.
