A busca por maior eficiência e menos burocracia nos processos operacionais motivou a participação espontânea de dezenas de profissionais da Unicamp na abertura do “Desburocratize” dia 8 de agosto, na Educorp. Instituído pela Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), o programa foca as atividades-meio e deve propor mudanças culturais, a partir do engajamento dos servidores no levantamento de gargalos e posterior indicação de soluções. A primeira etapa do programa consistiu em capacitação de profissionais em administração pública, dinâmica e roda de conversa sobre as inquietações de diversas áreas da instituição. Ao todo, são 60 pessoas participantes, sendo 40 em um grupo presencial e 20 em equipe virtual.
Teresa Atvars, coordenadora-geral da Unicamp, deu as boas-vindas aos profissionais e confirmou que a redução da burocracia deve ir além de alterações estatutárias ou ações pontuais. “Já temos processos eficientes que podem ser replicados em vários setores, assim como há etapas que devem ser eliminadas porque atrasam as atividades-fim, então a ideia é organizar tudo isso de forma sistêmica”. Ela destacou ainda que o “Desburocratize” atende aos princípios estabelecidos no Planejamento Estratégico (Planes) da Universidade e à demanda social por maior agilidade, transparência e qualidade nos serviços.
“Descomplique, pense simples e seja a mudança” - Milena Serafim, assessora docente da CGU e responsável pelo programa, conduziu a apresentação, aberta com o próprio conceito de “burocracia”, distorcido por boa parte da sociedade. “Todo servidor público é um burocrata, por adotar procedimentos, ter um papel especializado e fazer parte de uma hierarquia organizacional. O problema está no exagero, o que atrapalha as atividades-fim”, afirma. Milena explica, portanto, que a área pública precisa eliminar as disfunções burocráticas, ou seja, o excesso de procedimentos, de papeis, de trâmites que não agregam valor. “As instâncias burocráticas devem questionar o controle pelo controle, o papel pelo papel e, se algo não for necessário, será eliminado”, pondera. Especialmente nas universidades, o apego excessivo ao formalismo e aos regulamentos pode desgastar equipes e o própria sistema organizacional, comprometendo diretamente o desempenho.
A professora abordou a trajetória do Estado brasileiro e projetos de reforma administrativa. A partir de exemplos de projetos de desburocratização fracassados ou incompletos no Brasil, ela enfatizou a importância do engajamento dos servidores na identificação dos problemas e proposta de soluções criativas, criando, dessa forma, “uma cultura de descomplicar as atividades suporte para todas as missões da universidade”. Por isso, a metodologia do programa “Desburocratize”, após a primeira capacitação, prevê ações totalmente colaborativas.
Eloisa Caldeira Durães, assessora da CGU e também gestora do programa, destacou que todas as etapas do trabalho, que podem incluir alterações normativas, “serão feitas com cautela e com base na lei”. Ela detalha as próximas fases, que incluem revisão da literatura sobre desburocratização e pesquisa de campo. “Nesse momento, fomentamos as pessoas a levantarem todas as inquietações burocráticas, sejam micro ou macro questões. Depois, vamos estimular frentes de trabalho a atuarem tecnicamente em sugestões de melhorias”, explica. Um Comitê Executivo deve ser formado, a partir de soluções elencadas, para estudos de implantação. As execuções e encaminhamento de mudanças definidas devem ser apresentadas oficialmente na etapa final do programa.
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