O Sistema de Convênio Digital da Unicamp completa agora em julho um ano em funcionamento. Criada para concentrar o gerenciamento dos convênios firmados pela Universidade com instituições públicas e privadas, a plataforma vem contribuindo para a redução no tempo de tramitação dos processos, a redundância desnecessária de trabalhos e fornecendo dados importantes que permitem aos órgãos o acompanhamento dos recursos que entram na Universidade, monitoramento das etapas de tramitação e identificação de gargalos que ainda precisam ser aperfeiçoados.
O aniversário do sistema em plena pandemia do coronavírus também desperta a atenção para a importância que o recurso tem para a manutenção das atividades da Unicamp mesmo de forma remota. "Hoje a gente pode claramente ver que, se não houvesse o sistema, nós estaríamos em uma situação de paralisia completa. Como paramos as atividades presenciais, ter que reunir papeis, passar de comissão em comissão, aqui e ali, seria absolutamente inviável", avalia Teresa Atvars, Coordenadora Geral da Unicamp.
A agilidade proporcionada pelo sistema tem sido vantajosa também pela necessidade da adoção de medidas rápidas para contenção do coronavírus e viabilidade de pesquisas. "Se não fosse o sistema hoje, a gente estaria com graves problemas. Não é raro chegarem convênios da área de saúde, do Hospital de Clínicas, que precisam tramitar de forma ágil, ou convênios de pesquisa, praticamente metade do que temos, que precisam de agilidade", comenta Rodrigo Lanna Silveira, professor do Instituto de Economia (IE) da Unicamp e presidente da Comissão para Análise de Convênios e Contratos (CACC). Rodrigo salienta que o desenvolvimento do sistema e implementação nas unidades, foram fundamentais os trabalhos das equipes da Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), Diretoria Geral de Administração (DGA), do Sistema de Arquivos (SIARQ), além da própria CACC.
Mais convênios em menos tempo
Os números apurados mostram a agilidade proporcionada pela digitalização. Segundo dados da CACC, entre os anos de 2017 e 2019, anteriores à criação do sistema digital, passaram pelo órgão uma média de 850 convênios por ano, entre processos novos, aditivos, relatórios finais, entre outros. Em um ano de sistema implementado, um total de 474 convênios digitais passaram pela CACC, sendo que 173 deles já foram formalizados e outros 220 estão em tramitação. Desse total, 90 convênios foram formalizados só em 2020.
A redução no tempo de tramitação dos processos também fez a diferença. De acordo com Rodrigo Lanna, antes do sistema digital o período para que os convênios tramitassem em todas as instâncias necessárias ultrapassava os seis meses e não eram raros os casos que superavam um ano. Agora, o tempo médio tem sido em torno de 105 a 120 dias, com episódios em que a duração total foi inferior a 30 dias.
Segundo Rodrigo, isso confere maior credibilidade da Universidade junto a possíveis parceiros. "Muitas vezes nós já tivemos casos de contrapartes que ficavam desestimulados, porque olhavam a burocracia e o tempo que levava e já davam um passo para trás. À medida que o contraparte verifica a agilidade do órgão público, ele se sente mais estimulado a fazer acordo com a gente do que com um parceiro privado", relata.
Indicadores para solução de gargalos
Outra vantagem apontada pelos professores a respeito do sistema digital é a possibilidade de obter dados que mostram não apenas a quantidade de convênios firmados ou de recursos obtidos, mas que também apontam quais aspectos ainda demandam aperfeiçoamentos. Entre os gargalos identificados, eles destacam o tempo que os processos ainda levam para tramitar dentro das unidades envolvidas nos convênios e também a necessidade de expandir a cultura das assinaturas digitais de documentos.
"Hoje temos algumas coisas para melhorar? Temos, especialmente dentro das unidades, que demoram muito ainda, por vários motivos. Talvez se a gente entrar em contato com essas unidades, mostrar que basta um parecer para que os processos tramitem, a gente não demoraria tanto tempo nas unidades. Também há a parte das assinaturas. Muito provavelmente, ainda não existe a cultura de se assinar digitalmente os documentos", avalia Rodrigo.
Para Teresa Atvars, com a possibilidade de levantar esses dados, o trabalho de aperfeiçoamento do sistema poderá ser mais direcionado, contribuindo para a eficiência na gestão dos processos. "Agora que temos o mapa de quanto os processos demoram em cada instância, podemos segmentar a nossa ação olhando quais são os nossos novos gargalos. Por isso os indicadores são importantes instrumentos de gestão", comenta a coordenadora geral.
