A Unicamp instituiu, recentemente, dispositivos permanentes sobre a simplificação de processos e procedimentos administrativos por meio da Deliberação CAD-A-001/2020, de 7 de julho. Isto traduz a preocupação da Universidade com as melhores práticas de gestão pública e com a pauta das ações de desburocratização de atividades administrativas, já em andamento no âmbito do Programa Desburocratize. As melhorias internas nos órgãos, unidades e colégios, provenientes da Deliberação, bem como os seus desdobramentos podem ser compartilhados com a Coordenadoria Geral da Universidade por e-mail para que sejam impulsionadas novas discussões e ações para a transformação da gestão pública.
Para a coordenadora-geral da Universidade, professora Teresa Dib Zambon Atvars, a Deliberação CAD 01/2020 foi instituída como uma forma de simplificar procedimentos, eliminar comprovações desnecessárias e auxiliar na eficiência. “A burocracia quando bem usada, estimula a transparência e legitima os atos públicos. Quando exacerbada, é desnecessária, complica a vida de todos e cria uma enorme ineficiência no setor público, contribuindo para degradar a qualidade dos serviços prestados”, defende a coordenadora-geral. Este é um momento difícil no país, segundo ela, pois existe uma crítica injusta aos órgãos públicos prestadores de serviços relevantes à sociedade e que são desmontados por uma visão simplista de suas finalidades e impacto na vida das pessoas.
Segundo a coordenadora-geral, as perguntas que cada um deve se fazer é se está cumprindo o seu papel com eficiência e se há possibilidade de aprimoramento nas práticas ao simplificar os processos de trabalho. “Nós servidores e administradores públicos devemos reiterar nossa relevância adotando, sempre que possível, as melhores práticas”, analisa. E foi, justamente, essa reflexão que motivou a iniciativa de atuar decisivamente na desburocratização da Universidade e conferir a cada um a autonomia necessária para a construção de uma Unicamp cada vez mais eficiente.
A assessora da CGU, professora Milena Pavan Serafim compartilha das impressões da coordenadora-geral. Ela acredita que a Deliberação CAD surge como uma bússola para se obter as condições favoráveis na direção de uma transformação tão essencial. “Quando as regras do jogo são claras, construídas e acordadas coletivamente, indubitavelmente é possível alinhar as expectativas, identificar e agir para implementar mudanças substanciais”, acredita. O maior desafio de uma instituição pública, em sua opinião, é conseguir implementar mudanças relevantes e perenes, pois precisa romper com os paradigmas da gestão tradicional para implementar uma gestão que atue nas causas e não nas consequências dos fenômenos. Ela lembra de um outro canal de comunicação disponível quando as mudanças não estão sob autonomia dos que as almejam ou quando o que se executa é incompatível com as necessidades e expectativas de seus usuários. Trata-se do Simplifica que pode ser acessado por toda comunidade universitária.
O processo de concepção da Deliberação CAD foi baseado nas etapas do design thinking: empatia, definição, ideação, prototipação e teste com usuários e membros do programa Desburocratize. Eloisa Caldeira Durães, da CGU, acredita que a deliberação não teria saído do papel sem a colaboração dos envolvidos. Em cenários com recursos limitados como o da Unicamp, a instituição precisa ainda mais reunir profissionais de diferentes gerações, perfis e experiências para resolver problemas que trazem implicações pulverizadas. “Essa diversidade permite que os profissionais enxerguem riscos e soluções por distintas ópticas e proponham mudanças baseadas em dados e fatos e não apenas em percepções”, defende. A equipe contou com os seguintes profissionais: Aldo Mário Mangili Júnior (CEB), Camila Graziela Vanni (FEF), Flávio Cezar Geraldo (IQ), Gesiel Santos (DGRH), Grazieli de Souza Lima (COTIL), Mário Aparecido de Gobbi (IFCH) e Tânia Gomes Felipe (FEF), além de outros profissionais consultados sob demanda.
Confira alguns depoimentos de membros da equipe:
“Analisamos mais de 200 itens, denominados de inquietações burocráticas, recebidos pelos membros do Desburocratize e os agrupamos por soluções simples que poderiam ser implementadas no formato de atacado. Também pesquisamos e adaptamos casos de sucesso em outros órgãos públicos e legislações externas. Tudo isso foi feito ao mesmo tempo em que nos equilibrávamos com o trabalho de cada um em seus órgãos e unidades, o que em alguns momentos foi bastante cansativo, mas agora vemos que valeu a pena.” Gesiel Santos (DGRH)
“O maior desafio em um primeiro momento foi o de vencer a resistência das pessoas já acostumadas com a realização de tarefas automáticas e, que nem mesmo elas sabiam o porquê faziam aquilo daquela maneira. Foi interessante observar a satisfação dessas mesmas pessoas posteriormente, que estavam abertas a mudança, muitas vezes se questionando do porquê isso não foi feito antes. Houve casos de setores e pessoas que não estavam dispostas em um primeiro momento a mudar, porém implementaram as ideias sugeridas pelo Desburocratize, como solução para o problema imposto em função da pandemia de Covid-19. A integração e interação entre as pessoas de todas as equipes, possibilitou entender diversas dinâmicas e operações entre outros órgãos e que participar de reuniões, cursos e oficinas certamente contribuíram e muito para que a equipe pensasse fora da caixa.” Aldo Mário Mangili Júnior (CEB)
“Acredito que o grande benefício seja o de normatizar diretrizes a serem seguidas para toda a universidade com o anseio de redução do grande volume de papel e dos prazos de tramitação, eliminando inclusive o risco de extravio de documentos.” Mário Aparecido de Gobbi (IFCH)
“Além da divulgação padrão da Unicamp, reforçarei a importância de entendimento e prática desta deliberação por meio da intranet e disparando e-mails específicos aos profissionais do colégio.” Grazieli de Souza Lima (Cotil)
