A Virtualização dos Processos na Pandemia

Introdução

A pandemia de Covid-19 impôs à Unicamp a implantação das atividades remotas pelos servidores da Unicamp, o que acarretou uma completa modificação das formas de execução das atividades acadêmicas e administrativas. A implantação de uma universidade mais digital fazia parte do Planejamento Estratégico Planes 2016-2020, mas o senso de urgência não estava presente em muitos dos órgãos da administração. O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística da Unicamp (SIGAD-Unicamp) para a produção e gerenciamento de documentos avulsos e de processos digitais vinha se desenvolvendo há vários anos, mas a resistência cultural impedia que fosse mais amplamente utilizado.

O desenvolvimento deste sistema corporativo envolveu muitas etapas de prospecção de tecnologias, muitas análises sobre as múltiplas tecnologias utilizadas em outros sistemas de governos, federal ou estadual. O governo federal desenvolveu um sistema utilizado amplamente em seus órgãos, mas que não pode ser incorporado como um sistema implantado na Unicamp, quer por requisitos formais, quer por questões técnicas e de requisitos para a incorporação na nossa universidade. Por isto, desenvolver um sistema próprio acabou sendo a opção mais adequada neste momento. Para além dos requisitos de sistema (software), a melhor definição dos requisitos tecnológicos e de infraestrutura de TI precisavam também ser estabelecidos e, também, a qualificação das pessoas para atuarem nestes novos processos administrativos.

Ao, repentinamente, termos sido obrigados a desenvolver remotamente nossas atividades, várias alterações no plano de desenvolvimento e de implantação do SIGAD-Unicamp foram alteradas, a começar por migrar todos os dados e arquivos para nuvem da Unicamp.

Desta forma, o SIARQ pode, hoje, demonstrar inequivocamente, que venceu um grande desafio e que viabiliza a tramitação digital de muitos dos processos administrativos da Unicamp, obedecendo a legislação vigente. Foi um caminho árduo, mas qualificado, e hoje podemos dizer que estamos apresentando mais um subproduto da pandemia, a capacidade do Arquivo Central/SIARQ de reagir e de oferecer soluções à comunidade.

Numa primeira etapa, foi implantado nas unidades e órgãos o módulo de produção, assinatura e gerenciamento de documentos avulsos digitais, que se integra ao módulo de processos digitais. A implantação envolveu cadastro de usuários e a capacitação de mais de 1.000 servidores para uso do sistema, em treinamentos via EAD oferecidos pelo Arquivo Central/SIARQ, em parceria com a Educorp. Em novembro, foi implantada a segunda etapa, com a implantação e oferecimento de treinamentos no mesmo formato para uso do módulo de produção e gerenciamento de processos administrativos digitais.

Histórico do projeto SIGAD-Processos Digitais

No contexto da Estratégia Corporativa Universidade Digital, do Planes-Unicamp 2016-2020, foi desenvolvido o projeto SIGAD-Processos Digitais. O módulo do sistema está disponível a todas as unidades desde o dia 23 de novembro de 2020.

Em etapa inicial, o projeto envolveu a especificação de requisitos do sistema informatizado de apoio à produção e gerenciamento de processos digitais e de metodologia de implantação, envolvendo a participação de representantes de órgãos da Administração Central e de unidades e órgãos (CGU, DGA, DAC, FCM, Educorp e CCUEC). Isto teve início em 2018 e podemos ver na Tabela a evolução do número de documentos em formato digital que tramitaram a partir de então, de 1 projeto piloto realizado em 2018, passamos para 1.168 processos digitais produzidos em 2020.

Após avaliação de ferramentas, optou-se por desenvolver módulo específico no Sistema Informatizado de Gestão Arquivística da Unicamp (SIGAD-Unicamp), desenvolvido e administrado pelo SIARQ-Unicamp. O sistema gerencia os documentos arquivísticos em qualquer suporte, produzidos e/ou recebidos pela Universidade no cumprimento de suas competências, nos termos da Resolução GR nº28/2015, e vem sendo continuamente desenvolvido com atendimento aos padrões do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) do Conselho Nacional de Arquivos, que conferem credibilidade à produção e à manutenção de documentos.

O módulo Processo Digital do SIGAD-Unicamp permite a abertura de processos digitais; a produção, a inclusão e a assinatura eletrônica de documentos, com requisitos de integridade e de autoria, mediante utilização de login e senha de acesso do usuário ou certificado digital, nos termos da legislação vigente; o controle de tramitação e acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação, entre os diversos órgãos e unidades e instâncias decisórias; e a interoperação com sistemas de informação para acesso e captura automática de documentos, a partir de uma biblioteca de serviços. Por meio destes serviços, o sistema já recebe, desde novembro de 2018, documentos gerados por sistemas de negócio, de forma transparente, no contexto de revisões coordenadas e orientadas pela Coordenadoria Geral da Universidade, como no caso de processos de formalização de Convênios e de Solicitações à Câmara de Vagas Não-Docentes.

Destaca-se que é, justamente, pelo fato de que a assinatura digital estar já implantada pelo SIARQ, com os requisitos citados acima, que a Unicamp pode durante a pandemia tramitar digitalmente todos os convênios de pesquisa e desenvolvimento e toda a emissão de diplomas com assinatura digital. Este foi um trabalho anteriormente desenvolvido também pelo SIARQ em conjunto com outros órgãos da administração. Sem esta ferramenta não haveria a possibilidade de se implantar a tramitação digital de documentos e processos.

Os impactos desta iniciativa são impressionantes, das  1.996 pessoas que utilizavam o sistema em 2018, passou-se a 9.072 em 2020 (crescimento de 454%), e das 354 pessoas treinadas em 2018, passou-se a 1.151 pessoas treinadas no ano de 2020 (crescimento de 325%). Mas este impacto será duradouro, pois o SIARQ é o órgão da universidade encarregado da guarda de documentos pessoais e institucionais, com temporalidades bem estabelecidas obedecendo os requisitos legais. Por isto, há um legado físico a ser mantido, com todos os registros e rastreabilidade necessárias para sua preservação. Observamos, entretanto, que apesar deste aumento substancial imposto pela pandemia, a Tabela a seguir mostra que apenas 9% dos processos abertos na Unicamp foram digitais, em outras palavras, a Unicamp está atrasada em relação a muitas outras instituições públicas, como por exemplo os órgãos da justiça que já são integralmente digitais e deverá se adequar à estratégia São Paulo sem papel determinada pelo governo do Estado de São Paulo de https://www.spsempapel.sp.gov.br/2020/01/toda-administracao-direta-ja-contemplada/. Desta forma, a Unicamp precisa avançar muito, iniciando por identificar os centros de resistência para a adoção da digitalização como forma de gestão, adotar metodologias de mudança de cultura institucional e atuar com metodologias ágeis de desenvolvimento e de implantação da Unicamp Digital.

O Processo Digital deve, também, ser preservado, o que demanda o acompanhamento das novas tecnologias e, sempre que necessário, modernização dos sistemas implantados. Significa dizer também, que a gestão arquivística deve ser centralizada e mantida por meio de funcionalidades já existentes no sistema: classificação, arquivamento, destinação e controle de acesso. E na medida que os processos digitais se impõem como processamento preferencial, os legados físicos tenderão a não mais crescer, o que hoje ocorre. Por exemplo, hoje há um enorme conjunto de caixas de documentos e processos físicos passiveis de serem eliminados, ocupando espaços da universidade, e que, por indefinição jurídica sobre temporalidade e destinação, baixa capacidade operacional e de infraestrutura de digitalização, permanecem armazenados. Este legado pode parar de crescer com a adequada implantação dos processos digitais, cuja matriz de temporalidade previamente definida pode ser toda automatizada. Portanto, a partir de uma base de dados e do repositório digital, muitas etapas de trabalho que agregam pouco valor à universidade podem ser eliminadas, qualificando ainda mais as atividades técnicas e prestações de serviços do SIARQ, sobretudo de digitalização, a partir da liberação de espaço decorrente da progressiva eliminação de documentos, mitigando a necessidade de aumento constante da área de armazenamento, e liberando recursos a ações que agregam valor às atividades universitárias. Hoje, a capacidade atual é de aproximadamente 15.000 processos e 4.200 caixas de documentos avulsos por ano e, por conta da pandemia, não estamos atuando dentro no nosso potencial (ver a Tabela).

Dados da gestão documental e do SIGAD-Unicamp (2018-2020 - Destaques

Como toda a administração pública, estamos frente a novos desafios. Alguns impostos por pela necessidade de melhoria e aperfeiçoamentos nas atividades, como por exemplo o esforço para melhoria na interface do sistema tornando-a mais amigável, o incremento na adoção dos processos digitais, e o aumento na taxa de eliminação de documentos de acordo com a temporalidade legal. Outra, são ações que decorrem das alterações na legislação ou mesmo na criação de novas normas legais. Um exemplo é a necessidade de adaptações dos protocolos e requisitos do SIARQ em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isto implica na necessidade permanente de qualificação dos trabalhos e na continuidade dos projetos de natureza técnica, como os que já mostramos anteriormente.

Janaina A. dos Santos, Coordenadora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos Unicamp (SIARQ)

Teresa Dib Zambon Atvars, Coordenadora Geral da Universidade (CGU)