Temos, recorrentemente, procurado divulgar resultados do planejamento estratégico da Unicamp em assuntos vinculados aos projetos desenvolvidos pelos órgãos da administração, principalmente aqueles que envolvem a Unicamp Digital. Neste sentido, a Coordenadoria Geral da Universidade (CGU) vem atuando tanto em um novo modelo de governança de TI quanto validando ou propondo prioridades para os projetos desenvolvidos por alguns órgãos.
Nesta gestão criou-se a CITIC (Coordenadoria Integrada de Tecnologia de Informação e Comunicação, instituída em 2018 e formalizada na forma atual pela Resolução GR-09/2020), subordinada à CGU e definida como a instância estratégica que trata dos assuntos de TI na Unicamp. Em outras palavras, os projetos de TI, suas prioridades e as urgências são tratadas e acompanhadas pela alta administração universitária. Fácil falar, difícil fazer, porque envolve uma enorme mudança da cultura de completa independência dos órgãos da administração, que confundem gerir suas áreas de negócios com serem os definidores da política de gestão.
A atuação da CITIC tem sido fundamental para que os planejamentos dos órgãos saiam da teoria e se consolidem como projetos implantados à disposição da comunidade. Alguns órgãos assimilaram a mudança e alteraram suas formas de atuação, tornando-se mais colaborativos, participativos e sensíveis às mudanças, outros ainda não assimilaram e esta diferença de prontidão para mudanças é comum em instituições complexas, como é o caso da Unicamp.
Essa mudança de cultura, caminhando do planejamento para as ações, envolveu, em certa medida, um alinhamento dos planejamentos locais de cada um dos órgãos, ao Planes 2016-2020 e, também, está presente no recém aprovado Planes 2021-2025. Cita-se em certa medida, porque para realmente concretizar o Objetivo Estratégico 13 explicitado no Mapa Estratégico da Unicamp do Planes 2016-2020, “aumentar a eficiência dos processos de trabalho com suporte tecnológico”, vinculado à Excelência na Gestão, os projetos devem cumprir os requisitos dos dois outros pilares da explicitados no Mapa Estratégico que são: a revisão dos processos e a transparência. Mas, não devem apenas incorporar os requisitos destes dois, a eles deve-se acrescentar o requisito explicitado pelos Programas Desburocratize e Simplifique, com os quais a CGU vem trabalhando desde 2017 e que estão sempre citados como pontos críticos nas Avaliações Institucionais.
Por isso, é importante divulgar o que se implanta, quer como forma de reconhecer o esforço realizado pelas pessoas, quer como forma de demonstrar que a mudança dá resultados e é possível. Neste foco, este texto mostra alguns projetos implantados pela DGRH, sendo o mais recente a informatização dos processos dos Programas: de Pesquisador de Pós-doutorado (PPD), Pesquisador Colaborador (PqC), Professor Colaborador (ProfC) e do Pesquisador Visitante Convidado (PVC), este último um programa novo. Este projeto está completamente alinhado ao Objetivo Estratégico 13.
Os projetos implantados e que divulgamos neste momento cumpriram os requisitos elencados: os processos foram revistos em todas suas rotinas internas e passos essenciais exigidos, em parte desburocratizados, automatizados e disponibilizados para a comunidade acadêmica. Além disso, a implantação do projeto incluiu a etapa de qualificação das equipes das unidades e órgãos para o seu uso. Dessa forma, o processo de sair do planejamento chegando à entrega do produto foi integralmente cumprido e envolveu múltiplas etapas, que descrevemos brevemente. As principais etapas do desenvolvimento do projeto foram:
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Revisão dos processos – obedecendo às diretrizes legais (em particular a Lei do Voluntariado) e de desburocratização. Nesse sentido, houve a necessidade de alterações das Deliberações Conselho Universitário (CONSU), o que exigiu o trabalho conjunto da CGU, PRP, SG e PG, que, além de acatar as diretrizes dos conselheiros, precisaram encontrar formas de garantir que as atividades acadêmicas substantivas não fossem prejudicadas. É dessa discussão que surge o Programa de Pesquisador Visitante Convidado, uma forma de abrigar todo o conjunto de possibilidades que a universidade tem de contar com a participação nas atividades de pesquisa com pesquisadores em diferentes estágios de formação ou de colaboração nos mais variados projetos, envolvendo inclusive a gestão de recursos e/ou convênios com ou sem a interveniência da Funcamp.
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Definição dos Requisitos – a partir das Deliberações revisadas e aprovadas pelo CONSU, foi estabelecido um Grupo de Trabalho, constituído pela CGU, para a definição dos requisitos do sistema, com a participação da Pró-Reitoria de Pesquisa, da DGRH e da própria CGU.
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Desenvolvimento do sistema – Esse trabalho foi executado pela DGRH por meio da Coordenadoria de Desenvolvimento da Informática. Para acesso ao sistema basta utilizar: Portal DGRH - menu Sistemas - Gestores Unicamp - Gerenciamento de Pesquisadores.
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Comunicação – trabalho realizado pela DGRH por meio da área de Comunicação, completado agora com mais esta divulgação. Nos dias 21 e 22 próximos passados a DGRH se reuniu com as Unidades de Ensino e Pesquisa e com os Centros e Núcleos Interdisciplinares de Pesquisa para apresentar a nova versão do Sistema de Gerenciamento dos Programas: PPD, PqC, ProfC e do PVC. Dúvidas podem ser esclarecidas via Solicitação de Serviço, disponível no Vida Funcional Online.
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Divulgou-se também a Instrução Normativa DGRH nº 01/2021, que explicita os passos para a apresentação das propostas e os documentos a serem apresentados em cada modalidade: na apresentação de uma nova proposta, na renovação da participação no programa ou no seu encerramento. Esta instrução está em consonância com as Deliberações CONSU-A-003/2018, CONSU-A-016/2020, CONSU-A-017/2020 e CONSU-A-038/2020. Detalhes da apresentação.
Projetos desta natureza, complexos pela sua amplitude pois requerem etapas em diferentes níveis da hierarquia institucional, tem o esforço realizado compensado pelo sucesso administrativo e acadêmico. Nesse momento, podemos avaliar de partida o impacto administrativo que os processos de PqC, ProfC e PVC tratarão. Em termos numéricos, em 2019 chegaram à Secretaria Geral um total de 604 processos nas modalidades PqC e ProfC, em papel nas conhecidas pastas azuis para que a CEPE tomasse ciência. Cada um destes processos demandava ações de protocolo de entrada e saída, bem como de processamento interno de pautas e deliberações, sem nenhuma agregação de valor às decisões acadêmicas, que no seu mérito já haviam sido apreciadas pelas Unidades, Centros e Núcleos. Fizemos uma primeira ação de desburocratização, alterando normas de modo que esta etapa foi suprimida e a partir de 2020 não mais necessária. Agora, ao informatizar integralmente estes processos, estamos eliminando em torno de 600 processos físicos e dando mais um passo na direção da Unicamp Digital.
Este esforço de tornar a Unicamp Digital apareceu em outras iniciativas da DGRH implantadas recentemente, como as solicitações de férias e licenças prêmios, que, além de dar autonomia aos solicitantes, elimina milhares de assinaturas em papel e folhas impressas acrescidas ao processo físico de Vida Funcional. Este empenho planejado, qualificado e priorizado em conjunto com a administração central e a CITIC tem se mostrado essencial na atual conjuntura de atividades remotas impostas pela pandemia e tem evitado estrangulamentos nas atividades administrativas nos órgãos que aderiram ao Objetivo Estratégico 13 explicitado no Mapa Estratégico da Unicamp.
Como processo transacional, passando por múltiplos órgãos, exigiu a colaboração e afinco de muitas pessoas que listamos ao final do texto, pessoas estas com distintos perfis e papéis. Agradecimentos já externados e aqui reiterados às equipes:
Membros do GT-CGU: Profª. Drª. Milena Pavan Serafim, Prof. Dr. Munir Salomão Skaf, Prof. Dr. Paulo Lício de Geus, Emerson José Ferri (CGU), Gian Formigone Santos (CGU), Alysson Bolognesi Prado (DGRH), Francine Mello dos Santos (DGRH) e Luciana Alboccino Barbosa Catalano (PG).
Programa Desburocratize: Equipe de Normativas Érika da Silva Campos (IB) e Ana Paula Montagner (PRDU).
DGRH – DGP: Francine Mello dos Santos, Nadia Regina Fernandes Neves e Priscila Coghi Siqueira.
DGRH – Informática: Suzi Ketly da Costa Reginaldo, Rafael Sadao Kinchoku, Uismar José Zambrano, Priscila Cristina Ribeiro de Oliveira, Leticia Meira Bisse, Arthur Gerin Mariano dos Reis e Alysson Bolognesi Prado.
DGRH – Comunicação: Carlos Renato Paraizo.
