Projetos Colaborativos na Administração – alternativa viável?

A pandemia está nos impondo condicionantes que nos obrigam a mudanças, em alguns casos disruptivas outras vezes adaptativas. Adaptar-se nestes novos tempos tem sido um exercício contínuo também na gestão universitária, tanto do ponto de vista acadêmico quanto gerencial. O senso de urgência tem sido a força motriz destas mudanças e a administração tem estado atenta a este novo cenário. Ocorre, que mudanças em tempos de recursos orçamentários e de recursos humanos abundantes é muito mais factível do que quando estes dois condicionantes não estão presentes. Quando há uma forte restrição orçamentária, como vem ocorrendo na Unicamp há vários anos, e quando o quadro de pessoal não pode aumentar por restrições orçamentárias e pela vigência da Lei Complementar 173, para resolver os problemas existente e conhecidos precisamos mudar. Quando, além disto os problemas são exacerbados pelas atividades remotas impostas pela pandemia, precisamos, necessariamente, inovar na gestão. Se inovar nestas condições é um grande desafio, inovar tempestivamente é ainda mais desafiador. E frente a estes desafios, duas atitudes são possíveis, a passiva que aguarda a crise passar, e a ativa, inovar para resolver os problemas que estão postos. Neste comunicado, damos um exemplo de que é possível resolver problemas fora dos padrões normais de atuação.

Os assuntos bem conhecidos pela comunidade acadêmica da Unicamp são a morosidade e a burocracia dos concursos docentes. Não é menor nos concursos da carreira PAEPE, mas o tema da presente comunicação são os concursos docentes de ingresso MS-3 e os de Livre-Docência pela nova abordagem implantada para resolvê-los. Em primeiro lugar, tratamos de utilizar métodos conhecidos de desenvolvimento de projetos, no caso específico o método Lean, e que, apesar de muito conhecido e consolidado, era pouco empregado na Unicamp. Temos hoje na Educorp várias iniciativas de cursos em diferentes níveis formar pessoas com conhecimento em Lean, pois esta metodologia agrega muito valor ao desenvolvimento institucional. Esta metodologia permite analisar todo um processo, definir seus requisitos, etapas, entregas e organiza o acompanhamento da implantação. É uma das metodologias ágeis utilizadas para desenvolvimento de projetos. Inovar na gestão neste caso incluiu os dois requisitos: dispor da metodologia mudando os paradigmas das práticas usuais da universidade, dispor de pessoas com a competência necessária para aplicar os métodos, para qualificar pessoas com esta nova visão de processos de trabalho. A Unicamp é detentora de ambos os requisitos.

Utilizando-se desta metodologia e qualificando as pessoas, fomos capazes de rever os processos dos concursos de ingresso MS-3, de definir todos os requisitos essenciais do processo, montamos o plano de ação e estabelecemos os indicadores de processo para, uma vez viabilizado o produto, acompanhar sua efetividade por meio de indicadores. Resumidamente, construiu o conhecido A3 dos projetos Lean. Um projeto desta natureza deve ser sempre baseado nas informações que estão com os usuários, que conhecem os requisitos essenciais do projeto e que, a partir disto podem propor simplificações e eliminação de etapas desnecessárias. O Formulário A3 apresenta o resumo dos requisitos e contém todas as informações do que deve ser efetivamente implantado.

Equipe orientada por Emerson J. Ferri no primeiro curso Lean organizado pela CGU. Este grupo elaborou toda proposta de desenvolvimento: Unidades de Ensino e Pesquisas - Guilherme Gonçalvez Capovilla - FEnf, Thiago Sancassani - FCM e Raphaela Fonseca Pansani de Alencar - IB, Secretaria Geral - Rafael Leôncio - Líder do grupo, da DGRH - Daniela L.  Fernandes de Albuquerque e EDUCORP - Márcia Santinon.

Uma das etapas deste processo é a inscrição de candidatos, um processo impossível nas atividades remotas imposta pela pandemia. O que deve fazer a administração da universidade? As duas alternativas são, aguardar a pandemia se resolver ou propor uma solução do tipo, por que não pensei nisto antes? E neste segundo caso, a solução é trivial: inscrição online para concursos. Ocorre que nas atividades remotas nada é trivial. Resolver os aspectos jurídicos, padronizar um edital, desenvolver um sistema que atenda expectativa de 24 Unidades de Ensino e Pesquisa, homologar um sistema e qualificar as equipes para orientar usuários, etc. E menos simples ainda quando não dispomos de quadros e tamanho adequado para realizar todas as fases do projeto. A cada projeto que desenvolvemos na CGU as perguntas sempre presentes são: quem desenvolverá se não há equipes disponíveis, se não há recursos orçamentários para contratar e se está vigente a vigência da Lei Complementar? A resposta novamente é simples, e envolve a ação consequente da administração: buscar parcerias. As parcerias, o trabalho colaborativo, as ações coordenadas com um objetivo específico, veem sendo utilizada na atual gestão como uma forma de aumentar a eficiência do trabalho sem dispêndios adicionais de recursos, financeiros e humanos. Temos dezenas de exemplos, aqui mostramos um exemplo.

Como enfatizamos, uma das etapas deste tipo de projeto é a definição dos requisitos. Para isto, contamos com a colaboração das pessoas que atuam no Programa Desburocratize e Simplifique, um canal institucional regulamentado pela CAD 01/2020. Uma das consequências deste programa é, em alguns casos, a necessidade de revisitar as normas que definem os concursos e que viabilizam a transição do processo físico em processo virtual. Isto implica, além da definição dos requisitos, que seja definido o fluxo do processo, incluindo todas as suas etapas, como no exemplo a seguir.

Cabe destacar também que a integração entre as equipes Desburocratize e equipe de informatização CGU atuando sinergicamente, definiu o fluxo do processo, manuais para o candidato e para a Unidade, e editais padronizados tanto para inscrição on-line quando para presenciais. A existência deste conjunto completo de informações mostra o profissionalismo com que as equipes trabalharam neste projeto e a experiência que adquiriram. Sabemos que a tramitação deste processo pode ser simplificada, mas isto requer alterações em Deliberações Consu que estão sendo estudadas. O que parece pouco viável por restrições legais segunda a Procuradoria Geral da Unicamp é a realização das provas do concurso em forma remota.

Concurso de Livre-Docência

Um processo similar de análise foi realizado para o caso dos concursos de Livre-Docência, que é um concurso de Provas e Títulos, não de cargos públicos. Uma revisão do processo ocorreu de forma mais profunda levando a uma grande alteração normativa, com a aprovação da Deliberação CONSU-A-060/2020, de 24/11/2020. Muitas das sugestões encaminhadas pela CGU na proposta de Deliberação Consu foram feitas pelos membros do grupo Desburocratize, que, conforme mostramos, tem ampla participação da comunidade. Novos procedimentos foram estabelecidos, dentre os quais destacam-se:

1. O ponto da prova didática passou a ser de livre escolha dos candidatos, dentro dos programas das disciplinas do concurso, o que eliminou a necessidade de sorteio de pontos e o intervalo de 24 horas entre sorteio e o início da prova. Isto agilizará a realização dos concursos e eliminará os eventos fortuitos em relação à proximidade dos temas e as áreas de conhecimento entre os candidatos;

2. Tornou possível que este concurso de títulos possa ocorrer na modalidade remota, mesmo após as excepcionalidades impostas pela pandemia, se a unidade o desejar;

3. Simplificou a documentação a ser apresentada, podendo ser utilizado o CV Lattes;

4. Eliminou a necessidade de comprovação de vários documentos;

5. Os docentes e pesquisadores do quadro da Unicamp ficaram dispensados de apresentarem documentos pessoais, desde que estes constem do processo de vida funcional;

6. São requeridos resumos dos trabalhos apenas para os que não possuem DOI.

Destacamos também que já estão disponíveis no site da Secretaria Geral, os Editais Padrões, que se utilizados não requerem a apreciação da PG (https://www.sg.unicamp.br/gde/procedimentos-para-realizacao/concurso-livre-docente).

Para que tivéssemos força de trabalho para viabilizar a implantação destes módulos de inscrição online de concursos, a CGU publicou um convite para que desenvolvedores, programadores e colegas de TI se engajassem neste projeto. A resposta foi muito positiva, a participação é espontânea e com isto estamos, mesmo com muitas dificuldades, resolvendo alguns dos problemas que a pandemia explicitou e que as atividades remotas exigem soluções. Todas as atividades de informatização estão sendo feitas de forma remota e envolveram nestes casos as equipes de TI da CGU (Felipe Rayel, Aline Osawa e Ronei Xavier) bem como equipes do IMECC.

Destaco, portanto, que projetos desta natureza demandam, em equipes com perfis diferentes nas suas várias fases, e por isto precisa haver um gestor centralizado para acompanhar as várias etapas. Precisa também de pessoas com capacidade de articulação e solução de problemas no instante em que os mesmos ocorrem. E finalmente, precisam de uma articulação centralizada, porque é um assunto comum a todas as Unidades e, portanto, as soluções não podem ser individualizadas.

O que aprendemos na coordenação deste tipo de projeto?

Sabemos que:

• as restrições orçamentárias existem;

• precisamos de força de trabalho para continuarmos avançando na qualificação da gestão;

• temos pessoas qualificadas ou que querem se qualificar e que compreendem a necessidade que qualificar a gestão pública;

• precisamos desburocratizar a universidade;

• temos pessoas dispostas a ajudar na desburocratização;

Aprendemos que:

• a definição clara de projetos é essencial para resolver os problemas administrativos;

• podemos fazer com baixo impacto no orçamento;

• a pandemia está nos impondo o senso de urgência na solução dos nossos problemas administrativos;

• é possível mudar para melhor se houver agregação de esforços;

• uma boa gestão de projeto pode ocorrer mesmo em atividades remota e as equipes têm respondido, tempestivamente, de modo muito qualificado.

Agradecimentos aos PMOs que atuaram em fases diferentes deste projeto: Emerson Ferri – líder do grupo de Lean na CGU; Silviane Duarte, gestão do grupo informatização; Ana Paula Montagner, líder do grupo de normatização do Programa Desburocratize; Sra. Ângela de Noronha Bignami e equipe da Secretaria Geral; Profa. Dra. Milena P. Serafim, assessoria de Gestão Estratégica da CGU.