Milena Pavan Serafim, Silviane Duarte Rodrigues, Teresa Dib Zambon Atvars, Coordenadoria Geral da Universidade
- Introdução
Durante 2020, em plena pandemia da Covid-19, fomos desafiados a elaborar o planejamento Estratégico da Unicamp para 2021-2025, um novo ciclo resultante da Avaliação Institucional, e que demandava diversos aperfeiçoamentos, tanto metodológicos quanto conceituais. Dos metodológicos incluía como realizá-lo de modo remoto, garantindo grande número de participantes. Isto foi feito, o Planes 2021-2025 foi elaborado e aprovado pelo Conselho Universitário. A discussão para elaboração do foi conduzida pela equipe CGU com colaboradores de outros órgãos, tendo sido redefinidas:
Etapa I - Identidade Organizacional – foi revista e atualizada.
Etapa II – Diagnóstico com análise de ambiente interno e externo, permitiu que fossem avaliadas as oportunidades e os analisados os desafios que a universidade tem pela frente.
Etapa III - Estratégia Institucional – com base na identidade organizacional e na análise de ambientes interno e externo, foram definidos: o novo Mapa Estratégico e os 13 Objetivos Estratégicos. A vinculação entre o Mapa Estratégico e os Objetivos Estratégicos foi aprofundada no Planes 2021-2025, em relação ao Planes 2016-2020. Destacamos na figura a seguir os Objetivos Estratégicos, que além de seus enunciados, contém os vínculos com as ODSs, as principais linhas de ação que a universidade deve implantar, e a definição dos Indicadores Estratégicos. Documentos completos do processo e dos resultados podem ser obtidos em relatórios recentes (https://www.cgu.unicamp.br/noticias/planejamento-estrategico-2021-2025). Ocorre que os Indicadores Estratégicos devem ser, além de descritos, transformados em números que descrevam a situação atual, para que as metas a serem atingidas pela instituição possam alcançadas. Portanto, não basta defini-los, é preciso quantificá-los.
A última etapa do Planes 2021-2025 é, portanto, a Etapa IV – DEFINIÇÃO DE INDICADORES ESTRATÉGICOS, e no caso da Unicamp é um processo completamente novo. A Unicamp nunca teve este tipo de indicador e nem praticou gestão estratégica com base em indicadores e, exatamente por isto, queremos destacar nesta comunicação. Isto, na nossa visão, é mais um avanço que estamos realizando para o acompanhamento dos resultados das ações e dos projetos estratégicos que serão implantados.
- Construindo os Indicadores Estratégicos
Etapa IV - Definição de Indicadores Estratégicos e Metas. - Esta etapa consiste nas coleta e explicitação dos dados que irão gerar cada um dos indicadores para cada Objetivo Estratégico. O Escritório de Dados, EDAT é o órgão da CGU que providenciará os dados necessários associados a cada indicador, para que a instituição conheça em que ponto está e que Objetivos quer atingir, isto é, quais são suas metas. É a última etapa do processo de elaboração do Planes 2021-2025 e está a cargo do Escritório de Dados, que está buscando os dados para cada indicador, automatizando o que for possível, com método de trabalho sistematizado, com um processo de trabalho tecnicamente bem elaborado, com Manual Técnico descrevendo cada dado, sua fonte, forma de extração, com a definição dos dados e dos metadados, como resumimos nas figuras a seguir.
Além disso, estes indicadores são gerados buscando-se os dados no órgão de origem, são sistematizados e são disponibilizados em um sistema de BI para acompanhamento futuro. Uma foto das principais telas está na figura a seguir na qual para cada um dos Objetivos há janelas para o conjunto de indicadores a ele associado. Por exemplo, há 7 indicadores associados ao Objetivo Estratégico 1.
Como a origem do dado depende da área de negócio que na Unicamp é descentralizada, há muitos órgãos que colaboram neste processo. Como é a primeira vez que a Unicamp realiza este tipo de atividade, precisa haver uma grande integração entre muitos atores, o que exige uma articulação que é exercida pela CGU. Destacamos que todo este trabalho está sendo feito de modo remoto pela equipe da CGU e de colaboradores de vários órgãos e como exige muita atividade de TI, contamos com o apoio do CITIC, principalmente no que diz respeito à infraestrutura.
Exemplificamos na Figura a seguir o detalhamento do Indicador Diversidade da Servidores, relacionados ao Objetivo Estratégico 1. Esta figura é um fragmento do conjunto de dados disponíveis e que permite uma boa visão do conjunto de dados que estão sendo disponibilizados (ainda incompleto para todos os Objetivos). Dados para este indicador foram coletados a partir do banco de dados da DGRH, período 2017, 2018 e 2019, estão automatizados, o que significa dizer que qualquer alteração no banco de origem atualizará os dados no sistema de BI implantado. Trazem informações sobre docentes de todas as carreiras, pesquisadores e funcionários, segmentado por carreira, e, quando possível, com distribuição por nível na carreira. Podem ser também desdobrados por órgão de lotação. Esta figura mostra, claramente, que cada indicador se desdobra em muitos dados e, com os dados agora disponíveis é possível se fazer análises bastante aprofundadas.
Para acompanhar o andamento da implementação dos indicadores relacionados a cada Objetivo Estratégico, o Escritório de Dados dispõe de uma ferramenta de BI por meio da qual administração pode identificar eventuais problemas. Como exemplo, mostramos 4 situações distintas para alguns Objetivos. A primeira parte da figura mostra os Indicadores que estão completamente implantados e liberados para validação (verde). Há outros que estão em desenvolvimento (amarelo); o terceiro tipo são os que estão em análise na fonte (azul) e o último são os do ciclo 2 (laranja). Isto significa que há dados que estão disponíveis nas áreas de negócio, que podem ser automatizados, coletados e disponibilizados, mas há dados que não estão disponíveis (ciclo 2). Destacamos como fundamental a etapa de validação para dar segurança de que os dados são corretos e confiáveis.
Nos gráficos estão citados que alguns dos Indicadores serão implantados num segundo ciclo. Isto significa que foram definidos indicadores para os quais não há dados disponíveis na Universidade. Isto é particularmente importante nos indicadores financeiros e orçamentários e nos indicadores da área de saúde. Nestes casos a universidade deverá fazer um esforço maior para obtenção dos dados que permitam chegar aos indicadores aprovados no Planes 2021-2025. O primeiro ciclo é, portanto aquele que identifica as fontes, busca dos dados, gerar o indicador e automatiza a busca; o segundo ciclo é aquele que se inicia por gerar o dado. Desta forma, num processo de entregas, as do primeiro ciclo estão bastante avançadas, e as do segundo ciclo estão recém-iniciadas.
Concluindo, este processo de geração dos indicadores está evoluindo muito bem, em breve a Unicamp terá todos os seus indicadores estratégicos e o Planes poderá se implantar com projetos vinculados aos Objetivos com acompanhamento na execução e com métricas pré-estabelecidas para serem atingidas. A Avaliação Institucional por sua vez deve acompanhar se os Objetivos e as metas associadas a cada um foram alcançados.
Na Figura a seguir, mostramos os órgãos envolvidos neste processo de coleta e de construção dos indicadores, evidenciando a necessária a articulação do EDAT com um conjunto de órgãos. Como em muitos processos coordenados pela CGU, há muitas equipes envolvidas, o trabalho é colaborativo, constitui-se em um esforço adicional aquele que está presente diuturnamente e, por isto, agradecemos a todos, órgãos (alguns mostrados na figura) e pessoas (lista na sequência).
Agradecimentos aos envolvidos para a viabilização da construção dos indicadores na ferramenta de BI: Alexandre Henrique de Melo; Lívia Silva Santos; Dra. Patrícia Asfora Falabella Leme; Victor Leal de Almeida; Prof. Dr. Rafael Maia; Vladimir Renato Angeloni; Vandalis Giasante; Adriane Martins Soares Pelissoni; Bruna Mara da Silva Wargas; Paulo Favero; Silvio de Souza; Thiago Ricardo Sbricci; Arthur Gerin Mariano dos Reis; Jan Sette; Wanderlei Paré (in memorian); Rinaldo Montibeller; Marcus Luders; Profa, Muriel de Oliveira Gavira; Rinaldo Gimenes; Thiago Baldini da Silva; Newton Frateschi; Lúcia Taeko Hyppolito Bisshof; Michele Imenes de Oliveira; Mariana Nunciaroni Zanatta Inglez; Raquel Moutinho Barbosa; Monica Rovigati; Matheus da Silva Martins Marchetti; Márcio Souza Martins; Valéria dos Santos Gouveia Martins; Edmar Yassuo Misuta; Denys Clayton Alves Ramos.
