Considerado um dos órgãos mais antigos da administração pública paulista, o Arquivo Público do Estado de São Paulo (Apesp) ganha, em 2022 – quando completa 130 anos de existência –, um projeto para o futuro. Coordenado por Thiago Nicodemo, professor licenciado do Departamento de História do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) da Unicamp, o Apesp lançou, no dia 17 de novembro, o projeto Arquivo Digital.SP, que define parâmetros e ferramentas para a guarda e a preservação de documentos de valor histórico que foram digitalizados ou daqueles que já nasceram em ambiente virtual – os chamados “nato-digitais”. O Apesp possui um rico acervo sobre a história de São Paulo e do Brasil, com milhões de documentos de guarda permanente, como manuscritos, ofícios, livros, jornais, revistas, fotografias, mapas e plantas – de origem pública e privada.
Entre os documentos custodiados e preservados pelo Apesp, estão alguns considerados patrimônio da humanidade pelo Programa Memória do Mundo da Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco), como o arquivo da Comissão Teotônio Vilela de Direitos Humanos (1983-2016), o arquivo da Secretaria de Governo da Capitania de São Paulo (1611-1852), o jornal abolicionista "A Redempção" (1887-1899), o arquivo do Deops (Departamento Estadual de Ordem Política e Social de São Paulo) com os documentos do Regime Militar no Brasil (1964-1985) e os Livros de Registro de Matrícula dos Imigrantes e do Memorial do Imigrante do Estado de São Paulo (1882-1973).
O site oficial do Arquivo menciona 25 milhões de documentos textuais, 2,7 milhões de documentos iconográficos e cartográficos, além de 45 mil volumes de livros, 6 mil títulos de jornais e 2.300 títulos de revistas. O professor Nicodemo, no entanto, garante que os números são muito maiores, já que novos documentos são regularmente incorporados ao acervo. “Para que as pessoas tenham ideia, contamos com cerca de 20 mil mapas, mas só com a dissolução da Dersa (Desenvolvimento Rodoviário S/A, extinta em 2019), deveremos chegar a 700 mil até o final do ano”, revelou.
Para garantir uma transição segura para o formato digital, o projeto Digital.SP tem cinco fases. A primeira delas é recolher os documentoa nato-digitais. Conforme explica Nicodemo, na virada de 2019 para 2020, o Estado criou um sistema em que os documentos passaram a ser produzidos digitalmente, e esse material precisa ser preservado no formato em que foi produzido.
A segunda parte do projeto é digitalizar os materiais que estão sob risco de perecimento. O documento mais antigo do Arquivo é um inventário de um sapateiro chamado Damião Simões, de 1587, e que integra o setor de Inventários e Testamentos do período de 1578 a 1801. Segundo o professor da Unicamp, esse conjunto de documentos se transformou em importante fonte de estudos sobre o período colonial no Brasil.
“Hoje, esse inventário está em más condições de conservação. No projeto, mais do que digitalizar, criaremos uma cópia certificada. Com isso, se eventualmente não houver mais o suporte em papel, essa cópia certificada funcionará como um documento de prova, autêntico”, explica Nicodemo.
A terceira fase do projeto é a de acesso e gestão da informação.
O professor lembra dos documentos sobre a imigração em São Paulo, que contêm inúmeras informações sobre os milhares de estrangeiros que chegaram ao Brasil entre a segunda metade do século 19 e a segunda metade do século 20. Há, por exemplo, fichas com o nome completo do imigrante, procedência, ocupação, religião, local de destino no Brasil, entre outras informações valiosas para o estudo do período, ainda hoje utilizadas para a emissão de certidões, como as de posse de terra, por exemplo.
Outros arquivos, como o do Deops, são usados em processos judiciais ligados a pedidos de reparação relacionados à ditadura militar. Nicodemo conta que, neste momento, o Arquivo está digitalizando 2,5 milhões de fichas do Deops. “São documentos inéditos que terão seu acesso ampliado”, conta ele.
O professor explica ainda que, na maioria dos casos, o acesso aos documentos é aberto, mas há aqueles com acesso mais restrito. “Qualquer pessoa pode consultar, mas é preciso ter um tratamento adequado para o grau de sensibilidade ou pessoalidade de cada documento”, diz ele. “Por exemplo: temos documentos cujo acesso só é permitido com mandado judicial. Em outros casos, o acesso só é possível para pesquisadores”, afirma.
Na quarta fase, serão digitalizados os arquivos sobre os quais o Apesp não tem custódia, mas que precisam ser certificados para uso futuro. É o caso, por exemplo, dos arquivos sobre o tratamento da hanseníase no Brasil, que estavam no Museu Emilio Ribas. “Esse material resultou em quase 1 milhão de imagens. É um conjunto muito importante, porque muitas pessoas fazem solicitações a partir desse material”, diz o professor.
A última fase do projeto é a gestão da informação de localização dos documentos. O Arquivo tem a competência de guardar os acervos pessoais dos governadores. Ele detém a documentação de Washington Luis e Julio Prestes. “O ideal seria ter um site indicando onde as pessoas podem encontrar essas informações. O mesmo conceito poderia ser aplicado ao Museu da Imigração. Queremos reunir tudo o que há sobre imigração no Brasil em um portal, a partir de nossa própria base”, aponta Nicodemo.
Parcerias
Hoje, a Unicamp e o Arquivo Público colaboram na elaboração de uma política de gestão e preservação de arquivos digitais para o Estado de São Paulo. “Juntamente com o repositório, lançaremos um documento com essas diretrizes”, conta Nicodemo. Segundo ele, esse processo foi acompanhado de perto por Humberto Innarelli, técnico do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL), e indiretamente pelo ReDiSAP (Repositório Digital de Documentos Arquivísticos Permanentes e Sistema Informatizado de Acervos Permanentes da Unicamp), um projeto semelhante ao do Arquivo do Estado.
Na área de tecnologia, o Arquivo também trabalha em cooperação com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC). “Minha expectativa é que o nosso repositório e o da Unicamp tenham backups invertidos, porque a distância de 100 km é o básico para se ter proteção”, explica.
O Arquivo e a ReDiSAP submeteram um projeto à Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (Fapesp) para financiar a implementação de uma infraestrutura cruzada para a preservação de longo prazo de documentos.
Na Unicamp, Nicodemo participa da elaboração do modelo de gestão da informação na Universidade, projeto coordenado pela professora Cláudia de Medeiros, do Instituto de Computação (IC). Ele também integra o comitê de dados abertos – a gestão de dados de pesquisa. “Estou ajudando na implementação de políticas de acesso a dados abertos na Universidade”, finaliza.
