24/10/2011– Ocorreu entre os dias 24 e 26, na Unicamp, o 9º Encontro Plenário do Team Brasil do Projeto InterPares 3 – projeto de pesquisa internacional que tem como objetivo determinar modelos e padrões que permitam a gestão e a preservação de documentos digitais por longo prazo. O InterPares foi criado em 1997 pela Universidade de British Columbia (UBC) do Canadá e hoje envolve instituições de dez países, diante da preocupação de evitar danos à informação decorrentes da fragilidade dos meios de armazenamento e a perda de documentos em consequência da rápida obsolescência tecnologia.

A Unicamp participa do projeto por meio de convênio de cooperação com o Arquivo Nacional, sendo que também fazem parte do Team Brasil a Câmara dos Deputados, o Ministério da Saúde, o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Saesp) e o Portal da Prefeitura de Porto Alegre. Neste 9º Encontro Plenário, na Casa do Professor Visitante, as instituições apresentaram estudos de caso com ações definidas ou já implementadas para a preservação de seus arquivos, baseados nos conceitos desenvolvidos pelo InterPares. A ideia é gerar um conjunto de módulos para treinamento em instituições arquivísticas ou cursos universitários da área de arquivo.

Claudia Lacombe, especialista em informática e gestão de documentos digitais do Arquivo Nacional e coordenadora do Team Brasil, informa que o projeto termina oficialmente no dia 31 de março de 2012. “Esta é a última reunião de trabalho e esperamos, até fevereiro, ter prontos todos os relatórios finais, que serão apresentados num simpósio internacional em maio na Turquia. Acho que todas as instituições ganharam muito. Com a metodologia do InterPares, aprendemos a olhar para esses conjuntos de documentos e, em cima dos problemas, desenvolver estratégias de preservação e mesmo de melhores formas de produção para a apresentação digital. Os resultados teóricos e práticos serão publicados no website, na língua do país e em inglês, facilitando o intercâmbio de informações”.

Segundo Neire do Rossio Martins, diretora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp (Siarq), a Universidade está apresentando cinco estudos de caso: da Assessoria de Comunicação e Imprensa (Ascom), com seu arquivo de fotografias; da Rádio e TV Unicamp (RTV), com seus filmes; a Biblioteca Central Cesar Lattes (BCCL), com as teses e dissertações digitalizadas; da Diretoria Acadêmica (DAC), com documentos digitais dos alunos; e da Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH), com a documentação dos funcionários. “Esses estudos servirão como subsídio para a preparação de um plano de preservação digital para a Universidade. Assim, o Siarq vai ter maiores condições de orientar as unidades na preservação de seus documentos”.

O professor Pedro Paulo Funari, presidente do Grupo de Trabalho de Documentos Eletrônicos (GDAE), lembra que a Unicamp ocupa papel de destaque no InterPares por possuir uma preocupação de longa data com o tema, primeiro com a criação do Siarq para o tratamento de documentos tradicionais, e depois com a constituição do próprio GDAE, em 2003, transpondo a mesma preocupação para os documentos digitais. “Cada vez mais, a Universidade vem produzido documentação apenas em formato digital, o que é um grande desafio em termos de preservação, tanto por problemas de hardware e software, como de armazenamento, renovação e disponibilização”. Neste processo, Funari observa duas consequências, uma jurídica e outra histórica. “A jurídica é a obrigatoriedade legal de que as informações acadêmicas sobre um aluno, ou dos holerites para efeito de aposentadoria de um funcionário, estejam disponíveis daqui a cinquenta anos. Do ponto de vista histórico, a questão é que agora temos uma produção imensa de documentos, a exemplo das fotos digitais, que eram bem menos numerosas quando precisavam ser reveladas; não sendo possível preservar todas as fotos, é preciso selecioná-las, mas de um universo muito maior: é preciso saber não apenas como, mas quais preservar.” (Luiz Sugimoto)